ПОЛОЖЕННЯ ПРО ОБРОБКУ І ЗАХИСТ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ У БАЗАХ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ, ВОЛОДІЛЬЦЕМ ЯКИХ Є ТОВ «МЕГАПРИНТ»

Інтернет-магазин megaprint.kiev.ua 

1. Загальні поняття та сфера застосування

1.1. Терміни в цьому Положенні вживаються у значенні:

  • база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
  • відповідальна особа — визначена Володільцем бази персональних даних особа, яка організовує роботу, пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону;
  • володілець бази персональних даних (далі — Володілець) — Товариство з обмеженою відповідальністю «МЕГАПРИНТ», якому законом або за згодою суб'єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яке затверджує мету обробки персональних даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;
  • Державний реєстр баз персональних даних — єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;
  • загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб'єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб'єкт персональних даних залишає свої персональні дані, крім випадків, коли суб'єкт персональних даних прямо зазначив, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання;
  • згода суб'єкта персональних даних — будь-яке документоване добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;
  • знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу;
  • обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов'язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;
  • персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;
  • розпорядник бази персональних даних (далі — Розпорядник) — фізична чи юридична особа, якій Володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані на підставі договору чи іншого документа, в межах і в цілях, визначених Володільцем. Не є Розпорядником особа, якій Володільцем доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;
  • суб'єкт персональних даних — фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних, зокрема Покупець (клієнт) Інтернет-магазину та контрагент — фізична особа чи фізична особа — представник контрагента;
  • третя особа — будь-яка особа, за винятком суб'єкта персональних даних, Володільця чи Розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій Володільцем чи Розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;
  • особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також дані, що стосуються здоров'я чи статевого життя.

1.2. Це Положення затверджене Володільцем, оприлюднюється на сайті Інтернет-магазину megaprint.kiev.ua та є обов'язковим для застосування відповідальною особою і працівниками Володільця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових (трудових) обов'язків.

2. Перелік баз персональних даних

2.1. Володілець є володільцем таких баз персональних даних:

  • база персональних даних Покупців (клієнтів) Інтернет-магазину — включає дані фізичних осіб, які оформлюють або оформили Замовлення в Інтернет-магазині megaprint.kiev.ua, зареєстрували особистий кабінет, звернулися до служби підтримки чи підписалися на інформаційну/рекламну розсилку;
  • база персональних даних контрагентів — включає дані фізичних осіб — контрагентів Володільця та фізичних осіб — представників контрагентів (юридичних осіб, ФОП), з якими укладено чи укладаються договори.

3. Мета обробки персональних даних

3.1. Метою обробки персональних даних у базах, зазначених у розділі 2, є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин Володільця з Покупцями та контрагентами, зокрема:

  • оформлення та виконання Замовлень, укладення й виконання договорів купівлі-продажу товарів дистанційним способом;
  • доставка Товару, взаємодія зі службами доставки та платіжними системами;
  • здійснення розрахунків, ведення бухгалтерського та податкового обліку відповідно до Податкового кодексу України та Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»;
  • ідентифікація суб'єкта персональних даних, розгляд звернень, претензій та запитів;
  • виконання Володільцем вимог законодавства, зокрема законодавства про захист прав споживачів;
  • інформування про статус Замовлення та інші сервісні повідомлення;
  • за окремою добровільною згодою суб'єкта персональних даних — надсилання рекламних, маркетингових та інформаційних повідомлень про товари, акції та пропозиції Володільця.

4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб'єкта персональних даних

4.1. Згода суб'єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.

4.2. Згода суб'єкта персональних даних може бути надана у таких формах:

  • документ на паперовому носії з реквізитами, що дають змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу;
  • електронний документ, який містить обов'язкові реквізити, що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу; добровільне волевиявлення доцільно засвідчувати електронним підписом суб'єкта персональних даних;
  • відмітка (позначка про згоду) на електронній сторінці сайту чи в електронній формі (в тому числі під час оформлення Замовлення), що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень і фіксується Володільцем.

4.3. Згода суб'єкта персональних даних надається під час оформлення Замовлення, реєстрації особистого кабінету чи оформлення інших цивільно-правових відносин з Володільцем відповідно до чинного законодавства.

4.4. Повідомлення суб'єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, про його права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані, здійснюється під час оформлення Замовлення чи інших цивільно-правових відносин, зокрема шляхом розміщення цього Положення та тексту публічної оферти на сайті Інтернет-магазину.

4.5. Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров'я чи статевого життя (особливі категорії даних), Володільцем не здійснюється і забороняється.

5. Місцезнаходження бази персональних даних

5.1. Бази персональних даних, зазначені у розділі 2 цього Положення, знаходяться за місцезнаходженням Володільця: м. Київ, вул. Нижній Вал, 41. Обробка персональних даних в електронній (автоматизованій) формі може здійснюватися також з використанням інформаційних систем та серверів, розташованих за місцем надання відповідних послуг постачальниками інформаційно-технічних послуг Володільця.

6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам

6.1. Порядок доступу третіх осіб до персональних даних визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої Володільцю, або відповідно до вимог закону.

6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.

6.3. Не є розкриттям інформації третім особам передання персональних даних Розпорядникам, які здійснюють обробку персональних даних від імені та на підставі договору з Володільцем, у межах і в цілях, визначених цим Положенням, зокрема:

  • службам доставки (кур'єрським, поштовим) — в обсязі, необхідному для доставки Товару;
  • банкам та платіжним системам — в обсязі, необхідному для здійснення й підтвердження оплати;
  • постачальникам послуг хостингу, розробки та технічної підтримки сайту, CRM- та бухгалтерських систем — в обсязі, необхідному для забезпечення функціонування Інтернет-магазину та обліку;
  • аудиторським, бухгалтерським та юридичним консультантам Володільця — в обсязі, необхідному для надання відповідних послуг.

6.4. Розпорядники зобов'язані забезпечувати рівень захисту персональних даних не нижчий, ніж встановлений законодавством України та цим Положенням, і не мають права використовувати отримані персональні дані в цілях, відмінних від визначених Володільцем.

6.5. Суб'єкт відносин, пов'язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних Володільцю.

6.6. У запиті зазначаються:

  • прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи — заявника);
  • найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка засвідчує запит, підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи — заявника);
  • прізвище, ім'я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
  • відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про Володільця чи Розпорядника цієї бази;
  • перелік персональних даних, що запитуються;
  • мета та/або правові підстави для запиту.

6.7. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати сорока робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку Володілець доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволено або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

6.8. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.

6.9. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення. У повідомленні про відстрочення зазначаються прізвище, ім'я та по батькові посадової особи, дата відправлення повідомлення, причина відстрочення, строк, протягом якого буде задоволено запит.

6.10. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом. У повідомленні про відмову зазначаються прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі, дата відправлення повідомлення, причина відмови.

6.11. Рішення про відстрочення або відмову у доступі до персональних даних може бути оскаржено до суду.

7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, строк зберігання персональних даних

7.1. Володілець бази персональних даних обладнаний системними і програмно-технічними засобами та засобами зв'язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації .

7.3. Відповідальна особа зобов'язана:

  • повідомляти Володільця про факти порушень працівниками вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;
  • забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб'єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних, та повідомлення суб'єкта про його права.

 

7.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових (трудових) обов'язків, зобов'язані дотримуватися вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних.

7.6. Працівники, що мають доступ до персональних даних, у тому числі здійснюють їх обробку, зобов'язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв'язку з виконанням професійних, службових чи трудових обов'язків. Це зобов'язання чинне й після припинення діяльності, пов'язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом; невиконання цього обов'язку є підставою для притягнення працівника до дисциплінарної, матеріальної, адміністративної чи кримінальної відповідальності згідно із законодавством України та може бути підставою для відшкодування Володільцю завданих такими діями збитків.

7.7. Особи, що мають доступ до персональних даних, у тому числі здійснюють їх обробку, у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно із законодавством України.

7.8. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, з якою такі дані обробляються. Строк зберігання персональних даних визначається згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних, а в частині даних, обробка яких здійснюється на підставі, відмінній від згоди (виконання Договору, вимог законодавства), — строком, необхідним для виконання відповідного Договору, а також строками зберігання документів, встановленими законодавством України про бухгалтерський облік, оподаткування та архівну справу, і строком позовної давності для можливих вимог і претензій, — залежно від того, який із зазначених строків спливає пізніше.

8. Права суб'єкта персональних даних

8.1. Суб'єкт персональних даних має право:

  • на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних;
  • отримувати не пізніш як за тридцять робочих днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст його персональних даних, які зберігаються;
  • пред'являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні їхніх повноважень, передбачених законом;
  • пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким Володільцем та Розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
  • на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
  • звертатися з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних, зокрема до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;
  • застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних, у тому числі звертатися до суду.

9. Порядок роботи із запитами суб'єкта персональних даних

9.1. Суб'єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб'єкта відносин, пов'язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.

9.2. Доступ суб'єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.

9.3. Суб'єкт персональних даних подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних Володільцю бази персональних даних. У запиті зазначаються:

  • прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу суб'єкта персональних даних;
  • інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб'єкта персональних даних;
  • перелік персональних даних, що запитуються.

9.4. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати сорока робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку Володілець доводить до відома суб'єкта персональних даних, що запит буде задоволено або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

9.5. Запит задовольняється протягом тридцяти банківських днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

10. Державна реєстрація (повідомлення про обробку) бази персональних даних

10.1. Державна реєстрація баз персональних даних в Україні скасована з 1 січня 2014 року на підставі Закону України від 03.07.2013 № 383-VII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення системи захисту персональних даних». Відповідно, обов'язок Володільця щодо державної реєстрації баз персональних даних, зазначених у розділі 2 цього Положення, відсутній.

10.2. Стаття 9 Закону України «Про захист персональних даних» у чинній редакції передбачає обов'язок повідомлення Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини про обробку персональних даних, яка становить особливий ризик для прав і свобод суб'єктів персональних даних, — виключно щодо категорій обробки, визначених відповідно до закону та роз'яснень Уповноваженого.

10.3. Обробка персональних даних, що здійснюється Володільцем у базах, зазначених у розділі 2 цього Положення (дані Покупців та контрагентів, необхідні для виконання договорів купівлі-продажу та бухгалтерського обліку), не належить до категорій обробки, що становлять особливий ризик, і не включає обробку особливих категорій даних, зазначених у пункті 4.5 цього Положення. У зв'язку з цим обов'язок з повідомлення Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини у Володільця відсутній. У разі зміни складу чи мети обробки персональних даних таким чином, що вона підпадатиме під категорії особливого ризику, Володілець забезпечить повідомлення Уповноваженого в порядку та строки, встановлені законодавством.